Como otimizar a gestão de equipes de campo? Entenda aqui

Não existe uma receita de bolo para fazer a gestão de equipes de campo. Desse modo, tanto as empresas quanto os colaboradores devem encontrar um caminho viável, passando pela tecnologia, para obter as melhores performances.

Em uma estratégia de Trade Marketing, isso não é diferente. Não é uma tarefa fácil, mas é possível cumprir os prazos e realizar a entrega de produtos compatíveis com as necessidades dos clientes, mediante a força de trabalho dos profissionais envolvidos.

Conheça, neste artigo, as dicas para aumentar a produtividade da sua equipe de promotores que está em campo, otimizando o tempo e reduzindo os custos para conseguir uma execução perfeita das ações no PDV.

Boa leitura!

Entenda a importância de otimizar a gestão de equipes de campo

Primeiramente, saiba que a gestão de equipe de campo está relacionada a funcionários e equipamentos. Esse gerenciamento atribui e agenda ordens de visitas, leva os colaboradores para suas tarefas, coleta dados sobre o trabalho designado, recebe os feedbacks dos clientes e controla o estoque das mercadorias para fazer os atendimentos.

Se essa operação ocorre na empresa, é mais fácil estabelecer ações. No entanto, quando são externas, sua otimização e seu controle são fundamentais para manter a qualidade dos processos. Logo, é importante manter os talentos seguindo o planejamento para não ter tempo ocioso e baixa de excelência.

Veja as dicas de como fazer a gestão de equipes de campo

Existem diversas estratégias para serem adotadas com a finalidade de fazer a gestão de equipe de campo. Por isso, trouxemos algumas delas para que você identifique quais fazem sentido para o seu negócio. Confira!

Estabeleça metas reais e atingíveis

Antes do planejamento, é necessário desenvolver as metas da empresa para cobrar resultados dos colaboradores. Por isso, determine metas alcançáveis para não desmotivar a equipe.

Outro ponto relevante é prevenir erros que podem atrapalhar a atuação dos profissionais. Assim, seja claro no que foi determinado e siga-o à risca.

Planeje a demanda da equipe

O planejamento permite que a empresa não tenha custos extras, além de evitar equipamentos parados, deslocamento e hospedagem de funcionários desnecessários, pagamento de horas-extras etc. Afinal, custos extras impactam os lucros do negócio.

Portanto, na gestão de equipes de campo, considere a sazonalidade de serviços e dos históricos das demandas anteriores. Assim, você terá um bom planejamento e estará prevenido contra riscos e imprevistos.

Saiba que há softwares direcionados ao desenvolvimento do planejamento para auxiliar os gestores na previsão das demandas. Essas ferramentas também ajudam na organização de tarefas, em reprogramações e no gerenciamento de tempo, avaliando, inclusive, o desempenho individual dos integrantes do time.

Mantenha o time treinado

Além de gerenciar o trabalho, é imprescindível investir no treinamento da equipe. Utilize a tecnologia para facilitar os processos de execução das atividades. Os profissionais devem ser capazes de executar suas funções e manter a qualidade dos produtos ou serviços.

Então, para uma boa gestão de equipes de campo, promova o conhecimento para que elas saibam o que fazer, quando fazer, e como operar e cuidar dos equipamentos, além de garantir a qualidade dos trabalhos desenvolvidos e evitar prejuízos. Isso demonstra que a empresa confia nos funcionários, tornando-os parceiros sempre motivados.

Valorize a equipe

Ao garantir que as equipes formadas tenham excelência no atendimento, você valoriza as competências, preferências e disponibilidade de cada talento.

Então, analise bem o perfil dos profissionais para se certificar de que eles estão na função certa e satisfeitos com o trabalho que exercem.

Crie campanha de incentivo

Lembre-se de criar metas e valorizar as atividades de cada funcionário. Com isso, é o momento de desenvolver campanhas de incentivo para motivar os talentos.

Além de controlar a execução das operações, transforme os indicadores em metas de estímulos para que os empregados sejam recompensados ao obterem sucesso.

Dessa forma, a empresa pode oferecer dias de folga, compras em algum estabelecimento com valor estabelecido, brindes etc.

Trace e otimize rotas

Faça um roteiro do deslocamento da equipe de forma otimizada, para reduzir custos com combustível e aumentar a produtividade em campo.

Esse agendamento deve ser feito de acordo com a demanda. Para isso, use o sistema de gestão de equipes de campo de modo que os trajetos estejam otimizados e em tempo real.

Consequentemente, suas operações ficam prevenidas quanto a chuvas ou alagamentos, horários de pico e demais problemas no trânsito. Se for necessário, você pode reorganizar as ordens de visitas.

Automatize os processos

Existem diversas ferramentas de monitoramento de equipes externas. Elas são um meio de realizar o trabalho, e não um fim.

Os sistemas entregam dados relevantes ao negócio, para que as tomadas de decisões sejam mais acertadas. Esse diferencial traz praticidade e precisão, de modo que as informações se tornem aliadas dos processos e do gestor.

Considere o feedback do consumidor

Quando a equipe está em campo, é recomendado ouvir a opinião dos consumidores para saber se o trabalho corresponde ao planejado. Para isso, você pode fazer pesquisas de formulários com perguntas de múltipla-escolha para conhecer a performance do grupo.

O formulário pode ser enviado por e-mail ou por alguma rede social. Inclusive, avalie as reclamações, pois elas são um termômetro da qualidade do trabalho.

Supervisione o seu negócio

A concorrência está aumentando mais a cada dia. A prova disso são os dados do boletim do Mapa de Empresas. Segundo a pesquisa, 700 mil empresas brasileiras foram abertas somente no primeiro quadrimestre de 2020.

Diante desse cenário, é preciso garantir a sobrevivência do seu negócio. Tenha atenção às inovações tecnológicas e as implemente conforme suas necessidades, estabeleça boas práticas, valorize o quadro de funcionários e, o mais importante de tudo, mantenha-se presente.

Foque no treinamento

Já falamos sobre manter seu time treinado quanto às suas tarefas e obrigações. Isso é essencial, porém, uma equipe de campo precisa de mais do que isso. Por não haver uma supervisão direta, é possível que, mesmo sabendo o que devem fazer, os integrantes da equipe se distraiam mais facilmente, prejudicando a qualidade das suas entregas.

Por conta disso, em uma gestão de equipes de campo, é necessário abrir um espaço para um treinamento focado em despertar no time o entendimento de sua responsabilidade ao atuar longe de seus gestores. Isso enfatizará que a disciplina e o comprometimento com o trabalho são primordiais em todos os casos, principalmente quando não há uma supervisão presencial o tempo todo.

Assim, ao ter consciência da relevância que essa autonomia no trabalho tem, o colaborador precisa ser orientado no que se refere ao desenvolvimento da habilidade de uma autogestão — como se supervisionasse a si mesmo.

Estabeleça prazos

Os prazos funcionam como uma espécie de meta para os integrantes da equipe, motivando-os a executar o que deve ser feito. Sem datas estabelecidas, a produtividade do time pode cair bastante, resultando em menos entregas dentro de um determinado período de tempo.

Então, tenha um cronograma de atividades que sua equipe de campo possa seguir. Assim, ficará mais fácil cumprir os prazos e, consequentemente, alcançar os resultados que se busca dentro do PDV.

Realize o gerenciamento do tempo

Em sua gestão de equipes de campo, é importante observar o tempo que os integrantes dos times gastam em suas atribuições, ponderando se ele está sendo aproveitado de forma produtiva ou não.

Isso porque é comum encontrar tarefas necessárias, porém que não colaboram para o principal resultado almejado por você — que é a execução perfeita das atividades do PDV, que resultarão em aumento de vendas.

Então, tome cuidado: elas não devem preponderar. Procure identificar se o tempo está sendo utilizado de forma que as ações para atingir os seus objetivos não são esquecidas.

Faça reuniões periódicas

Como a equipe de campo atua de forma remota, ou seja, distante dos gestores e da empresa, é comum que a comunicação fique um pouco limitada no dia a dia de trabalho. Isso impede que os integrantes do time tirem dúvidas imediatamente ou deem feedbacks sobre o que está dando certo ou errado.

Sendo assim, as reuniões são o momento de conversar sobre todos esses pontos, sendo importantíssimo que ocorram periodicamente para que nada seja deixado para trás. Nela, os gestores e os colaboradores trocarão as informações necessárias para alinhar o trabalho em campo e fazer com que ele seja mais eficiente, pontuando quais ações devem mudar e quais devem permanecer.

Afinal, os desafios dos gestores são vários. Entre eles, fazer o acompanhamento e o controle do desempenho e aumento da produtividade são os mais complicados. Por isso, a gestão de equipes de campo precisa contar com o uso da tecnologia em todo seu processo, desde o agendamento às tarefas mais complexas.

Os softwares conseguem agilizar e reduzir erros que os processos manuais não fazem, além de proporcionar maior produtividade, excelência nos serviços e menos custos operacionais. E é nesse sentido que a Mundo Wap pode ajudar você!

Com o Trade Result, você consegue gerenciar a produtividade do time, controlando as horas trabalhadas, o absenteísmo e as visitas, planejando rotas, fazendo a execução de rotinas, comunicando-se com o time em campo e muito mais.

Além disso, nosso software ajuda em aspectos relacionados à execução no PDV (como no controle de produtos a vencer, no acompanhamento de ações promocionais etc.).

Se você se pretende se destacar, entre em contato conosco e veja como crescer em seu mercado, estabelecendo metas e padrões para a equipe alinhados com os seus canais de venda!