Como otimizar o processo de devolução no varejo? Entenda aqui

A devolução de mercadorias do varejo para a indústria é algo indesejado para a maioria dos negócios, porém, não há como negar que isso pode ocorrer. E caso o varejo opte por essa decisão, o ideal é que ele encontre um processo rápido e otimizado para que não tenha uma experiência traumática. Ter um sistema de devolução no varejo é necessário para qualquer organização que deseja aumentar a satisfação. 

Além disso, o uso desse recurso também evita possíveis problemas e viabiliza o investimento nas atividades de retorno de um possível produto. Neste post falaremos sobre como você pode otimizar o processo de devolução no varejo, o porquê ocorrem as devoluções e como evitá-las. Vamos lá?

Quais são os principais motivos da devolução de mercadorias?

Um dos motivos pelos quais mais ocorre a devolução de mercadorias é a falta de alinhamento entre o varejo e a indústria. Muitas vezes, a indústria vende sem saber ao certo qual a demanda, e o resultado é inevitável: excesso de estoque. Às vezes a realidade do mercado não exige que a quantidade de produtos seja alta. 

Isso mostra que, cada empresa tem suas particularidades e demandas e, por isso, a estratégia do fabricante deve levar em conta qual o cenário em que a empresa está no momento. Assim, evitar esse impasse que acontece com frequência: a falta de alinhamento entre as partes. 

Não é difícil notar que, muitas vezes, o estoque do varejo está com excesso de algum item e falta de outro, seja por meio de lotes muito grandes ou de contratos de abastecimento, esse cenário é muito frequente. Esse também é um dos motivos pelos quais há devolução, a origem do problema geralmente é não ter em mente qual a demanda do cliente.

Outro fator importante é a falta de controle de estoque por parte do varejista, essa falta de organização causa muitos erros na previsão de compra de produtos novos, o que pode gerar um acúmulo desnecessário no estoque.

Outro motivo é, inclusive, um dos mais conhecidos, que é a fabricação defeituosa — geralmente as devoluções por esse motivo são as que mais revoltam um cliente e faz com que o produto refaça o caminho por completo: do consumidor final até a empresa.

Esse é um caso no qual a falha é ligada ao processo inicial, de fabricação ou de controle de qualidade de produtos. Como mencionamos, são muitos os motivos que levam um consumidor a devolver um produto, e o ideal é que ele não encontre impasses na hora da devolução, veremos agora como otimizar esse processo.

Como otimizar o processo de devolução no varejo?

Quando ocorre a devolução de um produto, uma das etapas para certificar isso é emitir a nota fiscal de devolução. Por meio dela, é possível anular a compra ou venda concretizada. Muitas pessoas erram nessa parte, não seguindo instruções da emissão da nota de devolução, o que é um problema.

Nesse caso, será preciso emitir a nota relatando a chegada da mercadoria. Deve conter informações como os dados do documento expedido na saída. Nesse caso o bem precisa ser retornado ao estoque por meio da emissão de nota fiscal de compra.

Esse documento é importante, pois deve conter os Códigos Fiscais de Operações e Prestações — CFOPs desse processo de compra. Dessa maneira, a entrada do produto na organização, tanto fisicamente no estoque quanto logisticamente fica registrada.

Pelo fato da nota fiscal de aquisição ter sido referenciada na de devolução, não dá mais para mencioná-la na nota fiscal de compra que reinserirá o bem na empresa. Isso porque o processo de aquisição foi cancelado. No entanto, é possível adotar algumas práticas para eliminar, ou ao menos reduzir, a ocorrência de devoluções.

Uma dessas maneiras é incluir ações de sell out, que é uma boa maneira de girar o estoque e auxiliar na saída dos produtos nas gôndolas. Quando a gestão direcionada em sell out é aplicada  há uma busca, feita pela gestão, que tem o objetivo de integrar as informações e o estoque, com base nas vendas realizadas. Desse modo, o varejo mantém uma quantidade certa de mercadorias, e assim, a reposição ocorre de acordo com a demanda do cliente. Nesse modelo, a chance de gerar excedentes é baixa, o que otimiza as devoluções.

Quais as melhores práticas para evitar a devolução de mercadorias à indústria?

O primeiro passo é que a empresa entenda a si mesma como um conjunto de processos cada vez mais integrados, onde um erro pode levar a outros e prejudicar toda uma cadeia produtiva. Por isso, é preciso atuar em diversos âmbitos para garantir o sucesso final, e assim, evitar uma devolução.

O primeiro passo é aperfeiçoar continuamente a produção e a logística, e uma gestão eficaz é aquela que se baseia em dados confiáveis para promover melhorias contínuas. A dica aqui é ser eficiente nas políticas de qualidade que são adotadas pela empresa.

Outro ponto que pode ajudar é a adoção de estratégias que otimizem a gestão, softwares e soluções digitais que automatizam a cadeia de suprimentos é a melhor forma de alinhar os objetivos entre as partes e promover um alinhamento mais prático. 

Com a ajuda tecnológica, fica mais fácil ficar atento às demandas dos consumidores, e assim, mandar quantidades que realmente são necessárias. As soluções digitais vão ajudar no registro disso, de uma maneira mais simples e fácil de organizar.

Lembra que mencionamos que às vezes falta um alinhamento entre as partes? Isso pode ser resolvido com a troca de dados e informações, como as vendas, o estoque atual dos varejos, os distribuidores. Assim, erros básicos são evitados e a indústria saberá o que realmente tem ou não, e a partir disso, conseguirá programar de forma mais alinhada a produção e a distribuição dos produtos, quais devem ir para o estoque e quais não.

É inquestionável que para que a logística consiga produzir e organizar mais, ela precisa trabalhar de forma otimizada e inteligente, com entregas definidas e programadas. Para que isso aconteça, alguns processos devem ser automatizados, de forma a evitar falhas humanas e aumentar o controle da cadeia de suprimentos. 

Na prática, isso vai afetar positivamente a sincronização de dados, o que permite que a indústria tenha acesso aos dados mais relevantes do varejo, veja a performance dos seus produtos nos PDVs, e assim, otimize o máximo de processos possíveis para que não ocorra falhas que levem até a devolução. 

A devolução ocorre muito em grandes vezes, uma vez que os produtos, especialmente em alguns setores, são perecíveis e, quando não vendem, são devolvidos. Por isso, é importante que indústrias e distribuidores foquem no giro dos produtos e monitorem a periodicidade dos produtos. 

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado. Entre em contato com nossa empresa para saber mais.