Gestão de equipe externa: confira 8 boas práticas

Fazer gestão de equipe externa pode ser um desafio para muitos gestores de trade marketing. Empresas de prestação de serviços, por exemplo, têm a equipe de promotores de vendas que, naturalmente, atuam externamente, com atividades desempenhadas diretamente nos PDVs e também precisam estar alinhadas a algumas boas práticas para que a gestão seja feita de maneira eficiente.

Coordenar uma equipe presencial não é fácil, imagine à distância. Por isso, o gestor precisa estar atento a diversas coisas que implicam para o sucesso dessas equipes. Começando pelos processos e contato diários com os promotores para estarem alinhados com as atividades que vão executar e quais os pontos de vendas serão visitados, de acordo com o roteiro e a agenda, além de encontrar maneiras de otimizar o tempo de cada atividade do promotor.

Tudo isso só é possível se houver uma estratégia de gestão bem definida e que todos sigam algumas regras. Afinal, o que é necessário para fazer a gestão de uma equipe externa ser eficiente? Neste artigo vamos abordar 8 boas práticas para você realizar essa atividade cada dia melhor. Boa leitura!

1 – Padronize os processos

Padronizar os processos é o primeiro passo para ter uma equipe engajada e manter uma gestão da equipe externa. Isso porque, ao saber como agir em cada etapa do trabalho, o profissional tem mais clareza de suas metas e os prazos para cumpri-las.

Imprevistos podem acontecer no dia a dia, por isso, ter processos definidos vai ajudar a orientar a equipe em cada situação. Com isso, é possível manter o padrão de qualidade do trabalho, atendendo às expectativas da empresa e cliente, sem ter que improvisar sempre.

2 – Seja um gestor presente

Fazer a gestão de uma equipe externa não é tarefa fácil. Por este motivo, é essencial que o gestor seja presente no dia a dia da equipe. Uma ligação, mensagem ou até reuniões semanais já coloca a equipe a par do que está acontecendo.

Além disso, decisões e definições adotadas, podem ser registradas em uma pasta onde todos tenham acesso. Com isso, todos ficam sabendo o que está acontecendo e quais as novidades da empresa. Comunicação e transparência são essenciais para uma equipe externa bem engajada.

3 – Acompanhe de perto a jornada de trabalho

O trabalho externo pode envolver uma jornada mais flexível. No entanto, é fundamental acompanhar as atividades que cada um tem para realizar no dia para manter o controle da equipe. Levantamos essa questão porque, para que o trabalho flua corretamente, ter a clareza da jornada é muito importante.

A gestão de uma equipe externa exige o desenvolvimento de algumas estratégias que vão ajudar a mensurar a performance do time. Isso pode ser feito com a aplicação de metas, prazos e indicadores que devem ser repassados à todos para que haja o engajamento necessário.

Algumas dessas métricas podem ser medidas da seguinte forma:

• Visitas realizadas;
• Horas trabalhas e em deslocamento;
• Faturamento da rota.

4 – Defina prazos e metas

Em toda boa gestão existem metas e prazos a serem cumpridos. Para a equipe externa não é diferente. Afinal, essa é a maneira mais prática de controlar como está o desenvolvimento do trabalho e entender as necessidades da equipe.

Além disso, ao definir prazos e metas, os profissionais trabalham engajados e sabem o que precisam atingir. As metas são fundamentais para estimular os colaboradores a darem o melhor no desenvolvimento das atividades.

5 – Controle o horário de trabalho

Toda empresa possui um horário de trabalho pré-estabelecido. Com a equipe externa, normalmente não é diferente. Acontece que monitorar o horário de entrada e saída era algo complicado antes. Hoje, porém, é possível usar a tecnologia ao seu favor ao implantar o uso do ponto móvel.

A partir da portaria 373/11 do MTE foi possível estabelecer novas tecnologias para controlar a jornada dos colaboradores dentro e fora da empresa. É aí que entra o uso do ponto móvel que permite esse controle, permitindo uma melhor gestão de equipes que atuam fora do ambiente da empresa.

6 – Monitore o deslocamento

Hoje é possível acompanhar em tempo real a localização dos colaboradores que atuam de forma remota. Isso pode ajudar a identificar se estão no local planejado ou se houve algum atraso. Isso pode ajudar a manter a produtividade da equipe, dado que o gestor tem o controle de quais locais o colaborador está visitando.

7 – Estimule lideranças na equipe

Todo bom líder inspira a sua equipe e consegue ter dela o melhor foco e desempenho no trabalho. Isso se enquadra, também, para os colaboradores que exercem funções externas e precisam estar engajados para atingir todas as metas.

Assim, quando lideranças são desenvolvidas dentro do time, os profissionais ficam mais engajados em buscar os resultados. Além disso, passam a ser referência na empresa e para os colaboradores que terão a figura de quem procurar quando necessitar esclarecer dúvidas e pegar orientações sobre o trabalho.

8 – Desenvolva as habilidades da equipe

Fazer a gestão de uma equipe externa envolve acompanhar o desempenho de cada promotor, promovendo capacitação contínua a eles. Essa capacitação pode vir através de cursos da área, além de estar aberto para estimular a equipe a aprimorar novas habilidades.

O gestor deve, ainda, acompanhar as novidades do setor e as oportunidades do mercado. Com isso, consegue manter a sua equipe em constante aperfeiçoamento, para estarem alinhados às entregas otimizadas que precisam fazer, seja realizando serviços ou vendas. Um time motivado é o melhor presente para o gestor.

A forma mais eficaz de coordenar uma equipe externa é ter o controle da situação. Por isso, as dicas que demos neste artigo pode ajudar você, gestor, a liderar a sua equipe de maneira prática, eficiente e mantendo o engajamento de cada um para entregar o melhor trabalho.

Os desafios do gestor são vários. Por isso, contar com tecnologias e softwares que vão ajudar a fazer o acompanhamento da equipe e traçar todas as estratégias, entendendo o momento para estabelecer metas e prazos, é essencial.

Você pode contar com a nossa ferramenta para melhorar o desempenho da sua equipe. Com uma análise profunda sobre o setor e o mercado, conseguimos apresentar um plano de gestão que leva em conta todas as boas práticas apresentadas. Com isso, a gestão se torna ainda mais eficiente e a sua equipe alcança os resultados desejados, sem perder produtividade.

Se deseja entender como otimizar a gestão de equipes em campo, confira este outro artigo em nosso blog!